Quy trình xuất khẩu hàng hóa cho người mới bắt đầu

Nền kinh tế toàn cầu ngày càng được mở rộng và phát triển, tạo điều kiện cho các cá nhân, doanh nghiệp mở rộng thị trường kinh doanh bằng cách xuất khẩu hàng hóa. Việc xuất khẩu mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, đồng thời có thể quản bá được sản phẩm của mình đến mọi người trên thế giới. Tuy nhiên, việc xuất khẩu hàng hóa cũng mang lại nhiều thách thức đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa, nhỏ mới lần đầu thực hiện thủ tục. 

Để đảm bảo qúa trình xuất khẩu được diễn ra thuận lợi, tránh những sai sót dẫn đến rủi ro cao đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm hiểu và tuân theo những bước trong quy trình xuất nhập khẩu nhằm hạn chế tối đa rủi ro mang lại, đặc biệt là các rủi ro về mặt pháp lý dẫn đến hàng bị trả về hoặc kiện hợp đồng phát sinh. Trong bài viết hôm nay, HPT Consulting hướng dẫn cho doanh nghiệp lần đầu tham gia vào chuỗi cung ứng xuất khẩu những bước cơ bản trong quy trình xuất nhập khẩu, để quý doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan cần chuẩn bị trước khi bắt tay vào xuất khẩu hàng hóa của mình. Dưới góc nhìn pháp lý, HPT Consulting tổng hợp quy trình xuất nhập khẩu gồm 05 bước như sau:

Bước 1: Trước khi ký kết hợp đồng

Trước khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp nên tìm hiểu trước các nội dung như sau:

- Thứ nhất: Công ty mình có được phép xuất khẩu và mặt hàng xuất khẩu của mình có được phép theo quy định của pháp luật hay không.Tại Điều 3, Nghị định 69/2018/NĐ-CP quy định về quyền tự do kinh doanh xuất nhập khẩu theo đó "Thương nhân Việt Nam không phải là tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài được kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu và thực hiện các hoạt động khác có liên quan không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh, trừ hàng hóa thuộc Danh mục cấm xuất, nhập khẩu theo quy định. Trường hợp tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam khi tiến hành hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu phải thục hiện cam kết của Việt Nam trong các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, danh mục hàng hóa và lộ trình do Bộ Công Thương công bố". Như vậy, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt, thì hoạt động xuất khẩu là quyền tự do của doanh nghiệp, khi tiến hành thủ tục xuất nhập khẩu, doanh nghiệp chỉ cần khê khai đăng ký thông tin đăng ký thuế là có hoạt động xuất nhập khẩu. Thông tin về doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu sẽ được thể hiện trên mạng đăng ký kinh doanh quốc gia đồng thời được liên thông với nhiều cơ quan như Thuế, hải quan...

Về mặt hàng xuất khẩu, doanh nghiệp cần phải đảm bảo mặt hàng của mình không thuộc danh mục cấm xuất khẩu theo quy định của pháp luật. Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu được quy định tại Phụ lục 1, Nghị định 69/2018/NĐ-CP về hướng dẫn Luật quản lý ngoại thương. Trong một số trường hợp, cần phải xem xét doanh nghiệp mình có được chỉ định để xuất khẩu các mặt hàng theo quy định tại Phụ lục 2, Nghị định 69/2018/NĐ-CP hay không. 

Xem thêm: Danh mục các mặt hàng cấm xuất khẩu

- Thứ hai, cần phải xác định điều kiện để xuất khẩu là gì. Muốn xác định được điều kiện để xuất khẩu, doanh nghiệp cần nắm vững các vấn đề pháp lý liên quan đến điều kiện xuất khẩu theo quy định của pháp luật Việt Nam đồng thời tìm hiểu quy định của nước nhập khẩu đối với hàng hóa nhập qua. Giai đoạn này quan trọng đối với các doanh nghiệp, bởi nếu tìm hiểu không đầy đủ và chính xác sẽ dẫn đến rủi ro là thiếu hồ sơ hoặc giấy phép, dẫn đến chậm trễ trong các khâu còn lại hoặc thậm chí không thể xuất khẩu được. Tại phụ lục 3, Nghị định 69/2018/NĐ-CP, quy định một số mặt hàng xuất khẩu kèm theo điều kiện. Trước khi tiến hành hoạt động xuất khẩu, doanh nghiệp cần tra danh mục để chuẩn bị các giấy phép theo yêu cầu. Ví dụ, muốn xuất khẩu dược liệu thuộc danh mục loài, chủng loại dược liệu quý, hiếm, đặc hữu phải kiểm soát cần có giấy phép xuất khẩu. Bên cạnh đó, phụ thuộc vào yêu cầu của các đối tác, khách hàng, trước khi xuất doanh nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ các hồ sơ pháp lý như Giấy chứng nhận lưu hành tự do CFS, chứng nhận ISO 9001, chứng nhận ISO 14000, chứng nhận ISO 22000, chứng nhận đủ điều kiện sản xuất, công bố hợp quy, kiểm tra chất lượng sản phẩm....

- Thứ ba cần phải lên được dự toán chi phí để thực hiện hoạt động xuất khẩu, hai chi phí quan trọng mà doanh nghiệp phải nắm vững bao gồm chi phí về thuế và chi phí vận chuyển. Trong trường hợp hàng hóa của bạn thuộc danh mục hàng hóa chịu thuế xuất khẩu thì doanh nghiệp của bạn phải đóng đầy đủ các loại thế này. Đối với chi phí vận chuyển, doanh nghiệp cần tìm hiểu cụ thể để lên ngân sách chuẩn bị bao gồm các loại chi phí như sau: chi phí vận chuyển từ nhà máy ra cảng, chi phí local charge tại cảng, chi phí liên quan đến thông quan, cước vận chuyển quốc tế, chi phí giao hàng đầu nước ngoài, chi phí làm thủ tục kiểm dịch, hun trùng...Điều đặc biệt chi phí vận chuyển có liên quan mật thiết đến thời gian vận chuyển và tùy theo tính chất, điều kiện của mỗi lô hàng mà doanh nghiệp chọn phương thức vận chuyển khác nhau. 

Xem thêm: Những mặt hàng chịu thuế xuất khẩu

Bước 2: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Đây là một bước rất quan trọng, hợp đồng có được tiến hành hay không phụ thuộc vào quá trình đàm phán và các điều khoản trong hợp đồng. Để giảm bớt các rủi ro khi thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý soạn hợp đồng cụ thể và rõ ràng. Đặc biệt với các hợp đồng ngoại thương, nội dung của hợp đồng nên áp dụng các điều khoản của Incoterm 2020. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chưa có bộ phận xuất nhập khẩu hoặc bộ phận pháp lý doanh nghiệp, việc soạn thảo và xem xét các điều khoản trong hợp đồng đối với các lô hàng có giá trị và mang tính rủi ro cao nên nhờ các văn phòng luật, các công ty tư vấn soạn thảo và hỗ trợ trong giai đoạn ký kết hợp đồng

Xem thêm: tư vấn soạn thảo hợp đồng

Xem thêm: Hợp đồng thương mại quốc tế

Một số nội dung quan trọng trong hợp đồng ngoại thương bao gồm: Chất lượng và xác nhận chất lượng hàng hóa, giá cả và phương thức thanh toán, thời gian địa điểm và phương thức giao nhận hàng, các chứng từ xuất nhập khẩu, điều kiện khiếu nại và phương thức giải quyết tranh chấp. 

Bước ba: Thực hiện hợp đồng xuất khẩu 

Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, đây là bước doanh nghiệp triển khai thực hiện để đảm bảo theo đúng tiến độ trong hợp đồng. Các nội dung cần phải thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:

- Hoàn tất các loại giấy phép và các chứng từ khác theo quy định để đáp ứng đủ điều kiện xuất khẩu như chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O, chứng nhận chất lượng hàng hóa CQ, chứng nhận lưu hành tự do CFS...,

- Chuẩn bị hàng hóa đảm bảo đầy đủ về số lượng và chất lượng theo quy định trong hợp đồng. Đây là công việc quan trọng bởi lẽ sẽ đảm bảo được quyền và lợi ích của khách hàng, đồng thời tạo độ uy tín trong quá trình làm ăn và hợp tác lâu dài của các thương nhân. Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa phải đảm bảo thực hiện đầy đủ và chính xác trước khi đóng hàng vào các kiện để chuẩn bị giao hàng.

- Mua bảo hiểm hàng hóa: Việc vận chuyển hàng hóa xuất khẩu thường mang nhiều rủi ro và tổn thất, do đó việc mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu là một cách tốt nhất để đảm bảo an toàn cho hàng hóa xuất khẩu trong quá trình vận chuyển.

- Thuê phương tiện vận tải

- Làm thủ tục hải quan: Đây là quy định bắt buộc đối với bất kỳ hàng hóa nào khi tiến hành xuất khẩu. Chủ hàng có trách nhiệm kê khai chi tiết và đầy đủ về hàng hóa một cách trung thực và chính xác để cơ quan hải quan kiểm tra. Nếu hàng hóa tại kho thì sau khi giao hàng xong mới làm thủ tục hải quan, nếu đóng tại cảng thì đăng ký làm thủ tục hải quan trước khi cont được hạ. Để mở tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau: hợp đồng ngoại thương, invoice, packing list, tờ khai hải quan theo mẫu, giấy giới thiệu nhân viên giao nhận. Quy trình làm thủ tục hải quan quý khách có thể xem tại  Quy trình cơ bản thủ tục hải quan hàng hóa xuất khẩu

- Giao hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã được ký kết, doanh nghiệp cần tiến hành giao hàng theo đúng tiến độ và nội dung đã được thỏa thuận trong hợp đồng,

Bước 4: Yêu cầu thanh toán: 

Thanh toán là kết quả cuối cùng của các giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Hiện nay có 02 phương thức thanh toán được sử dụng rộng rãi là thành toán bằng thư tín dụng (L/C) và thanh toán bằng phương thức nhờ thu. Đối với hình thức thanh toán L/C, doanh nghiệp xuất khẩu phải đôn đốc nước ngoài mở L/C đúng hạn đã thỏa thuận, sau khi nhận L/C phải kiểm tra L/C có khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó. Nếu L/C không đáp ứng cần phải buộc người mua sửa đổi lại rồi mới tiến hành giao hàng. Đối với thanh toán bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng đơn vị doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để ủy thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền của đối tác. 

Tùy theo quy định của hợp đồng, bộ chứng từ yêu cầu thanh toán bao gồm: Hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O, C/Q, chứng từ kiểm dịch, hun trùng, xác nhận chất lượng....

Xem thêm: Thanh toán trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Bước 5: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại nếu có

Xem thêm: Tranh chấp hợp đồng thương mại

Xem thêm: Hòa giải thương mại - Phương thức giải quyết tranh chấp thương mại hiệu quả

Trên đây là những bước cơ bản để doanh nghiệp tham khảo khi tiến hành xuất khẩu hàng hóa, những nội dung trên mang tính chất sơ bộ và không phân loại cụ thể hàng hóa, sản phẩm. Để biết quy trình cụ thể và chính xác về các loại hàng hóa, quý khách có thể gọi về văn phòng HPT Consulting theo thông tin bên dưới để được tư vấn cụ thể rõ ràng hơn. Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng từ phía doanh nghiệp.

tu van thu tuc xuat nhap khau, xuat khau , nhap khau, trinh tu xuat khau, quy trinh xuat khau, quy trinh nhap khau, xuat khau hang hoa, dieu kien xuat khau, xuất khẩu hàng hóa, quy trình xuất khẩu hàng hóa, thủ tục xuất khẩu hàng hóa, hồ sơ xuất khẩu hàng hóa

CÔNG TY TNHH HPT CONSULTING

Tầng 04 Tòa nhà EVN, Số 145 đường Xô Viết Nghệ Tĩnh, Khuê Trung, Cẩm Lệ, Tp. Đà Nẵng

Liên hệ : 0935.434.068 - 0935.068​.683 - 0935.564.068