INVOICE VÀ PACKING LIST TRONG CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU

Invoice và packing list là hai khái niệm quen thuộc trong hoạt động ngoại thương. Hai chứng từ này đôi khi na ná nhau dẫn đến việc nhầm lẫn đối với một số bạn khi mới chập chững bước vào công việc liên quan đến xuất nhập khẩu. Để giúp các bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về invoice và packing list, HPT Consulting xin tổng hợp một số nội dung liên quan đến invoice và packing list.

Mục lục:

1. Invoice là gì.

2. Những nội dung quan trọng trong invoice và cách lập.

3. Những nội dung thường mắc lỗi khi lập invoice.

4. Chức năng của invoice trong hoạt động ngoại thương.

5. Packing list là gì.

6. Chức năng của packing list.

1. Invoice là gì?

Invoice là tên gọi thông dụng của Hóa đơn thương mại, là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động ngoại thương cũng như trong hồ sơ khai báo hải quan để tiến hành thanh toán, đóng thuế, khai hải quan. Khác với các loại hóa đơn thông thường trong nước, Invoice được lập theo form của người bán bao gồm đầy đủ các thông tin theo quy định. Trong hoạt động ngoại thương, hiện nay có 02 loại hóa đơn bao gồm Proforma invoice (PI) và Commercial invoice (CI). Proforma invoice (PI) được gọi là hóa đơn chiếu lệ, mang tính chất sơ bộ, không có giá trị thanh toán và pháp lý. Sau khi người mua Purchase order (PO) người bán, người bán sẽ căn cứ vào PO và gửi báo giá thông qua Proforma invoice (PI) để người mua nắm sơ bộ trị giá lô hàng. Vì mang tính chất sơ bộ, nên PI có thể được chỉnh sửa dựa vào thỏa thuận của các bên. 

Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, người bán giao hàng cho người mua và cần người mua thanh toán số tiền lô hàng thì sẽ gửi Commercial invoice (CI) được gọi là hóa đơn thương mại đến người mua. Hóa đơn thương mại (CI) mang tính chất pháp lý và giá trị thanh toán đối với lô hàng. Đây là cơ sở để các cơ quan nhà nước căn cứ vào xác định giá trị lô hàng, thuế và các thủ tục hải quan. 

Vì tính chất pháp lý và giá trị thanh toán, nên trong hầu hết các trường hợp Invoice được hiểu là Commercial invoice và được gọi với tên thông thường là hóa đơn thương mại.

Xem thêm: Phân biệt Proforma invoice và Commercial invoice

Xem thêm: Tải mẫu invoice tham khảo.

2. Những nội dung quan trọng trong invoice và cách lập.

Mặc dù invoice được lập theo form của người bán, nhưng vẫn phải tuân thủ một số nội dung như sau:

- Tiêu đề + Số invoice + Date:

+ Tiêu đề có thể là Inovice hoặc Commercial invoice

+ Số invoice có thể ghi theo số của hóa đơn theo thông lệ lưu chứng từ của công ty.

+ Date: Phải trước hoặc trùng với ngày ký B/L. Trong trường hợp thanh toán trả trước, ngày hóa đơn có thể trước ngày giao hàng.

- Thông tin người xuất khẩu (Shipper/ Seller/ Exporter): Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin liên hệ của Shipper/ Seller/ Exporter. Trong trường hợp Seller là người xuất khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Shipper trên B/L. Trong trường hợp Seller là một Trader, không có giấy phép xuất khẩu, không xuất khẩu trực tiếp được, người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng sẽ là Shipper/ Exporter. Trong trường hợp này, nếu Buyer có yêu cầu, hóa đơn Seller xuất cho Buyer ghi thành 02 dòng gồm Seller là tên của Trader và Shipper/ Exported là tên của Supplier/ Shipper/Exporter, người có giấy phép xuất khẩu trực tiếp.

- Thông tin người nhập khẩu (Consignee/ Buyer/ Exporter): Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, điện thoại, thông tin liên hệ của Consignee/ Buyer/ Exporter. Trong trường hợp nếu Buyer là người nhập khẩu trực tiếp thì họ cũng chính là người Exporter hay Consignee trên B/L. Nếu Buyer không có giấy phép nhập khẩu, không nhập khẩu trực tiếp được hoặc Buyer là một Trader bán hàng lại cho một người khác thì người đứng tên trên B/L và các chứng từ khác của lô hàng là Consignee/Importer chứ không phải Buyer. Trong hóa đơn xuất cho Buyer, nếu Buyer yêu cầu thì Buyer là tên của người mua hàng trên hợp đồng và Consignee/ Importer là tên của người nhập khẩu trực tiếp.

- Thông tin người đại diện nhập khẩu (Notify party): Ghi giống như trên B/L, ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin liên hệ

- Tên tàu và số chuyến trên Booking (Vesel/ Voy): Ghi giống như trên B/L. Chú ý có một số hãng tàu có số Booking và số B/L khác nhau.

- Mô tả hàng hóa (Description of good): Ghi đúng tên hàng trên hợp đồng và khớp với các chứng từ khác.

- Số lượng hàng (Quantity/ Weight): Số lượng ghi trên hợp đồng/ Số lượng, trọng lượng net của hàng. Lưu ý số lượng, trọng lượng trên hóa đơn không có dung sai. Số lượng, trọng lượng phải có đơn vị tính phù hợp với đơn vị tính đã nêu trong hợp đồng. Trong trường hợp hàng là loại dễ hao hụt trong vận chuyển, hai bên thống nhất trong hợp đồng sẽ dùng số lượng ở nơi đến làm số lượng cuối cùng, thì số lượng ghi trong hóa đơn sẽ là số lượng ở nơi đến.

- Đơn giá (Unit price): Phải đầy đủ đơn vị tính đồng tiền thành toán và điều kiện bán hàng.

- Tổng trị giá (Total amount): Bằng số và bằng chữ. Trong trường hợp sau khi hợp đồng đã được ký kết, lại phát sinh khoản giảm trừ do người mua yêu cầu như giảm số lượng do gửi bù hàng, hàng khuyến mại hoặc giảm đơn giá bán thì người bán có thể giải quyết theo 02 cách sau để hóa đơn phù hợp:

+ Cách 1: Hai bên điều chỉnh lại hợp đồng bằng cách làm thêm một bản phụ lục với giá mới hoặc lượng mới. Khi đó, giá và lượng trên hóa đơn sẽ thay đổi theo phụ lục của hợp đồng. Các chứng từ làm ra phải phù hợp theo phụ lục.

+ Cách 2 là vẫn giữ lại lượng và hoặc giá của hợp đồng. Không có phụ lục nào được làm ra, lúc đó trên hóa đơn người bán trình bày tách phần giảm trừ ra.

- Phương thức thanh toán (Payment term): ghi ngắn gọn các thông tin sau:

+ Tên ngân hàng người thụ hưởng (Bank's name): Ghi đầy đủ tên ngân hàng, tên viết tắt và chi nhánh.

+ Địa chỉ ngân hàng (Bank's address)

+ SWIFT code

+ Thông tin người thụ hưởng (Beneficiary's information)

+ Số tài khoản (Banking account)

3. Những nội dung thường mắc lỗi khi lập invoice

Hóa đơn thương mại do người bán lập theo form của mình, do vậy trong quá trình lập không tránh một số sai sót dẫn đến điều chỉnh làm tốn thời gian và công sức. Sau đây HPT Consulting tổng hợp một số lỗi thường mắc phải như lập invoice như sau:

- Người bán chiết khấu cho người mua nhưng trên hóa đơn không ghi chiết khấu mà chỉ thể hiện giá trị hóa đơn tổng; hoặc một số loại chi phía khác không phải chịu thuế nên không ghi trên hóa đơn;

- Không thể hiện điều kiện giao hàng trong incoterms, tên cảng xuất, cảng nhập;

- Một số thông tin về tên hàng hóa không trùng khớp với hợp đồng và các chứng từ khác do gộp quá nhiều mặt hàng vào chung một loại;

- Người xuất khẩu mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán cho người nhập khẩu và chỉ ghi trên hóa đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá họ bán cho người nhập khẩu;

Ngoài ra đối với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ việc lập hóa đơn thương mại còn mắc phải một số lỗi như sai sót tên và địa chỉ của người thụ hưởng, người mở L/C so với L/C, người lập hóa đơn khác so với người quy định trong L/C, số lượng trọng lượng hàng hóa và tổng gái hóa đơn không phù hợp với L/C, số hản của hóa đơn không đủ theo quy định.....

Để tránh những lỗi như trên, trước khi giao hàng và lập hóa đơn người xuất khẩu phải kiểm tra với người nhập khẩu hoặc thuê dịch vụ, luật sư kiểm tra những thông tin cần phải ghi trong hóa đơn thương mại.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư nội bộ doanh nghiệp tại HPT Consulting

4. Chức năng của invoice trong hoạt động ngoại thương

Chức năng cơ bản của các loại hóa đơn kể cả invoice là dùng cho việc thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu, là căn cứ để các bên thanh toán tiền mua hàng. Bên cạnh đó, trong hoạt động ngoại thương, invoice còn là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu, là cơ sở để đối chiếu thông tin với các loại chứng từ khác trong quá trình các bên thực hiện hợp đồng cũng như thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu liên quan.

5. Packing list là gì?

Cùng với invoice, packing list là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động ngoại thương. Packing list còn được gọi là phiếu đóng gói/ bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hóa, trên Packing list thể hiện rõ người bán đã bán những gì cho người mua, qua đó người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại xem có phù hợp với đơn đã đặt hay không. Thông thường, trên một packing list chỉ thể hiện số lượng hàng, phương thức đóng gói và không bao gồm trị giá lô hàng. Tuy nhiên trong một số trường hợp dùng chung cả packing list và invoice. Hiện nay, packing list được dùng 03 loại gồm: Detailed packing list (Phiếu đóng gói chi tiết); Neutrai packing list (Phiếu đóng gói trung lập) và Packing and Weight list (phiếu đóng gói kèm theo bảng kê trọng lượng).

Xem thêm: Tải mẫu packing list tham khảo

6. Chức năng của Packing list.

Nếu invoice là chứng từ thể hiện trị giá lô hàng thì packing list là chứng từ mà khi nhìn vào đó bạn sẽ biết được hàng hóa được đóng gói như thế nào, điều này giúp cho người bán, người mua hoặc bên thứ ba có thể tính toán được trong container đó có bao nhiêu hàng, trọng lượng bao nhiêu, phải bố trí phương tiện vận tải như thế nào cho phù hợp, thời gain dự kiến dỡ hàng là bao lâu, từ đó tính được số lượng hàng có thể dỡ trong 1 ngày hay không và nhiều vấn đề khác. 

invoice là gì, packing list là gì, invoice và packing list trong xuất nhập khẩu, invocice la gi, packing list la gi, mẫu invoice, mẫu packing list, mẫu invocie và packing list

CÔNG TY TNHH HPT CONSULTING

Tầng 04 Tòa nhà EVN, Số 145 đường Xô Viết Nghệ Tĩnh, Khuê Trung, Cẩm Lệ, Tp. Đà Nẵng

Liên hệ : 0935.434.068 - 0935.068​.683 - 0935.564.068